Langkah-Langkah Pengelolaan Surat Masuk

Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat. Sedangkan pengertian surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain dengan tujuan menyampaikan informasi. Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan, surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi (Sutrisno dan Renaldi, 2006).

Surat dinas ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pekerjaan, tugas dari kantor, atau kegiatan dinas. Surat ini berasal dari instansi atau lembaga baik swasta maupun negeri. Contoh: surat tugas, surat perintah, memorandum, dan surat keputusan. Surat dinas yang berifat perseorangan ialah surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin, dan surat permohonan cuti.

Dalam perkembangannya, tampak bahwa penerbit surat dinas tidak hanya instansi pemerintah. Sabariyanto (1998) mengemukakan bahwa dalam urusan kedinasan biasa ditemukan surat izin untuk tidak masuk kerja. Surat semacam itu tidak semata-mata mengutarakan masalah pribadi, tetapi lebih cenderung berisi masalah kedinasan sebab pembuat surat adalah seorang PNS, masalah yang dikemukakan dalam surat itu berkaitan dengan pekerjaannya, dan pengajuan izin semacam itu didasari undang undang. Oleh karena itu, surat izin semacam itu pantas disebut sebagai surat dinas.

Pengurusan surat sering juga disebut dengan istilah Mail Handling, yang merupakan kegiatan mengirimkan informasi tertulis dari satu tempat ke tempat lain. Dengan kata lain, kegiatan pengurusan surat bukan hanya menerima surat masuk dan mengirimkan surat keluar saja. Tetapi, kegiatan pengurusan surat juga meliputi mengarahkan dan menyalurkan surat ke unit-unit kerja dalam lingkungan suatu organisasi atau lembaga.

Surat-surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima oleh suatu instansi pemerintah. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan, pengelolaan surat masuk dipusatkan di bagian tata usaha atau sekretariat pimpinan. Oleh karena itu, jika seorang PNS, dari bagian mana pun, menerima surat masuk dari instansi luar maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah menyerahkan surat masuk itu pada bagian tata usaha atau sekretariat.

Setelah surat-surat itu diterima oleh Bagian Penerimaan Surat, selanjutnya surat itu diadakan pengolahan sebagai berikut :

1. Penyortiran surat

Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian Penerimaan Surat adalah memilah-milahkan surat. Surat dapat dipilah berdasarkan :

a. Unit Organisasi

Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan.

b. Macamnya

Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat dinas, surat tercatat, dan sebagainya.

c. Klasifikasinya

Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut surat kila/sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan biasa (maksimal 5 hari harus diterima).

d. Kualifikasinya

Selanjutnya surat dikelompokkan menurut surat sangat rahasia (kode SR = membahayakan keselamatan negara), surat rahasia (kode R = menimbulkan kerugian negara), surat terbatas/ konfidensial (kode K = hanya diketahui pejabat tertentu), surat biasa (kode B ).

e. Urgensinya

Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat.

Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu memudahkan dalam penanganan selanjutnya; yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan.

2. Pembukaan sampul

Setelah surat-surat itu dipilah-pilahkan seperti di atas, selanjutnya dilakukan pembukaan sampul. Semua surat-surat yang bersampul dibuka dengan teliti kecuali surat-surat rahasia dan surat-surat pribadi.

Langkah pembukaan surat yang paling baik hendaknya dilakukan seperti berikut :

a. Surat yang bersampul tertutup memanjang, sebaiknya dibuka dengan menggunakan pisau. Caranya yaitu letakkan surat itu di atas meja, bagian penutup amplop ada di sebelah atas. Tindih surat dengan tangan kiri dan masukkan pisau ke dalam bagian penutup sampul, kemudian dorong pisau sampai memotong tutup sampul surat. Yakinkan agar surat di dalam jangan sampai terpotong.

b. Sampul yang tertutup melebar, sebaiknya dibuka dengan menggunakan gunting. Geserkan surat yang ada dalam sampul ke arah bagian yang tidak akan digunting. Caranya yaitu dirikanlah amplop surat, kemudian dihentak-hentakkan perlahan-lahan ke meja. Peganglah surat dengan tangan kiri, selanjutnya dengan menggunakan tangan kanan, potonglah bagian ujung sampul surat dengan gunting.

Saat ini telah tersedia alat pembuka amplop yang digerakkan secara elektronik yakni pegawai hanya memasukkan ujung amplop yang akan dibuka, letakkan secara perlahan dan pastikan tidak sampai merusak surat yang ada di dalamnya. Alat tersebut akan membuka amplop surat tersebut dengan mudah dan cepat.

3. Mengeluarkan surat dari sampul

Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat dari masing-masing sampulnya yang telah dibuka. Mengeluarkan surat dari dalam sampulnya harus dilakukan dengan hati-hati jangan sampai surat itu terkoyak atau robek karena ada kemungkinan surat itu masih menyangkut kesampulnya. Cara yang baik, lakukanlah seperti berikut :

a. Untuk surat yang sampulnya terbuka memanjang, renggangkanlah bagian yang terbuka dengan ibu jari kedua tangan, dan ambillah surat dari dalam sampulnya dengan jari-jari tangan kanan. Pastikan bahwa semua surat yang ada dalam sampul telah dikeluarkan.

b. Untuk surat yang sampulnya melebar, tekanlah kedua sisi sampul dengan jari-jari tangan kiri hingga bekas mengguntingnya terbuka. Balikkan amplop surat hingga bagian bekas mengguntingnya ada di bagian bawah, kemudian ambil ah surat dari dalam sampul. Pastikan bahwa semua isi sampul telah dikeluarkan dengan baik, jangan sampai ada yang tertinggal.

4. Pembacaan surat

Surat-surat yang telah dikeluarkan dari sampulnya, kemudian dibaca dan diteliti apakah surat-surat tersebut ada alamat dalamnya atau tidak, apakah surat-surat itu ditujukan kepada pimpinan atau langsung kepada pejabat/unit yang menangani masalahnya, apakah surat-surat itu ada lampirannya atau tidak, apakah surat itu terdiri dari satu lembar atau lebih dan penelitian lain-lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut.

Apabila surat itu ada alamat dalamnya, maka sampul surat dapat dipisahkan dan bila tidak ada alamat dalamnya, maka sampul surat harus dilekatkan kepada surat tersebut dengan menggunakan stapler. Selanjutnya diteliti apakah surat itu untuk pimpinan atau pejabat/unit yang menangani masalahnya. Di samping itu diteliti apakah surat itu ada lampirannya atau tidak. Bila ada, agar dicocokkan dengan keterangannya dan bila lampirannya ini ternyata tidak sesuai, agar dicatat bahwa lampirannya tidak sama. Demikian juga bila surat terdiri lebih dari satu lembar, agar diusahakan jangan sampai terpisah antara lembar yang satu dengan lembar lainnya.

5. Pencatatan surat

Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat. Di bawah ini contoh kolom dalam buku agenda surat masuk.

Tanggal Penerimaan Surat Masuk	Nomor Urut Agenda	Tanggal dan Nomor Kode Surat Masuk	Alamat Pengirim	Hal	Lampiran	Isi Disposisi	Ket.

Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.

6. Pembagian Surat

Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda atau Kartu Kendali seperti tersebut di atas, kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan surat-surat untuk pejabat-pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat, disampaikan kepada petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan. Untuk pengiriman, dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku pengiriman/buku ekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima surat harus membubuhkan tanda terima pada buku ekspedisi.

Perbedaan antara sahabat, kawan sejati, cinta dan musuh.

Jika SAHABAT itu bisa di ibaratkan oleh 1 ikatan janji didalam hati.
dia tak bisa ditulis. .
dia juga tak bisa di baca. .
... tak akan terpisah oleh jarak. .
tak akan berubah oleh masa. .
tak akan sirna oleh amarah. .
Rasanya dia sedetik dimata, namun faktanya dia selamanya ada di jiwa.
Maka CINTA itu juga tak akan pernah meminta seberapapun besarnya sifat kematreannya, karena dia sebenarnya senantiasa memberi dalam hembusan keikhlasan hati walaupun pernah disakiti jiwanya, cinta nggak akan dendam meski raganya terluka dan hatinya kecewa. Namun cinta itu hanya ingin dimengerti meskipun tak bisa dimiliki.
Sedangkan yang dikatakan KAWAN SEJATI itu adalah disaat kamu mencapai keberhasilan, demi dirimu dan untukmu semata, ia akan turut bergembira namun tidak dengan menyanjung-nyanjung cari muka, Dan disaat kamu ditimpa duka kemalangan atau bersedih hati, dia akan segera memberimu semangat dan dukungan biasa tapi bukan setengah-setengah, serta disaat kamu mungkin membuat suatu kesalahan besar atau kecil, dia akan memberikan kritikan pedas serta bantuan kepadamu, karena Kawan sejati itu mirip dengan kesehatan, ssat kehilangannya, barulah kita merasakan dia begitu berharga.
Dan MUSUH adalah suatu senyawa yang paling bisa di percaya daripada CINTA, SAHABAT atau KAWAN SEJATI, karena dia nggak akan mau tahu atau perduli tentang rahasiamu yang paling berharga, karena bagi dirinya semua itu adalah hal yang paling sia-sia dan menghabiskan waktu didalam usia hidupnya.

cinta sejati

INSPIRASI HIDUP banyak yang bisa kita lakukan untuk orang lain

Gifts From The Heart for Women

  Kisah berikut ini sangat menyentuh perasaan, dikutip dari buku "Gifts From The Heart for Women" karangan Karen Kingsbury.  Buku ini dapat Anda peroleh di toko buku Gramedia, maupun toko buku lainnya. Kisahnya sbb:

Bahkan Seorang Anak Berusia 7 Tahun Melakukan YangTerbaik Untuk ......

Di sebuah kota di California , tinggal seorang anak laki2 berusia tujuh tahun yang bernama Luke. Luke gemar bermain bisbol. Ia bermain pada sebuah tim bisbol di kotanya yang bernama Little League. Luke bukanlah seorang pemain yang hebat. Pada setiap

pertandingan, ia lebih banyak menghabiskan waktunya di kursi pemain cadangan. Akan tetapi, ibunya selalu hadir di setiap pertandingan untuk bersorak dan memberikan semangat saat Luke dapat memukul bola maupun tidak. Kehidupan Sherri Collins, ibu Luke, sangat tidak mudah. Ia menikah dengan kekasih hatinya saat masih kuliah.

Kehidupan mereka berdua setelah pernikahan berjalan seperti cerita dalam buku-buku roman. Namun, keadaan itu hanya berlangsung sampai pada musim dingin saat Luke berusia tiga tahun. Pada musim dingin, di jalan yang berlapis es, suami Sherri meninggal karena mobil yang ditumpanginya bertabrakan dengan mobil yang datang dari arah berlawanan. Saat itu, ia dalam perjalanan pulang dari pekerjaan paruh waktu yang

biasa dilakukannya pada malam hari.

"Aku tidak akan menikah lagi," kata Sherri kepada ibunya. "Tidak ada yang dapat mencintaiku seperti dia". "Kau tidak perlu menyakinkanku," sahut ibunya sambil tersenyum. Ia adalah seorang janda dan selalu memberikan nasihat yang dapat membuat Sherri merasa nyaman. "Dalam hidup ini, ada seseorang yang hanya memiliki satu orang saja yang sangat istimewa bagi dirinya dan tidak ingin terpisahkan untuk selama-lamanya. Namun jika salah satu dari mereka pergi, akan lebih baik bagi yang ditinggalkan untuk tetap sendiri daripada ia memaksakan mencari penggantinya.

Sherri sangat bersyukur bahwa ia tidak sendirian. Ibunya pindah untuk tinggal bersamanya. Bersama-sama, mereka berdua merawat Luke. Apapun masalah yg dihadapi anaknya, Sherri selalu memberikan dukungan sehingga Luke akan selalu bersikap optimis. Setelah Luke kehilangan seorang ayah, ibunya juga selalu berusaha menjadi seorang ayah bagi Luke.

Pertandingan demi pertandingan, minggu demi minggu, Sherri selalu datang dan bersorak-sorai untuk memberikan dukungan kepada Luke, meskipun ia hanya bermain beberapa menit saja. Suatu hari, Luke datang ke pertandingan seorang diri. "Pelatih", panggilnya. "Bisakah aku bermain dalam pertandingan ini sekarang? Ini sangat penting bagiku. Aku mohon ?"

Pelatih mempertimbangkan keinginan Luke. Luke masih kurang dapat bekerja sama antar pemain. Namun dalam pertandingan sebelumnya, Luke berhasil memukul bola dan mengayunkan tongkatnya searah dengan arah datangnya bola. Pelatih kagum tentang kesabaran dan sportivitas Luke, dan Luke tampak berlatih extra keras dalam beberapa hari ini.

"Tentu," jawabnya sambil mengangkat bahu, kemudian ditariknya topi merah Luke. "Kamu dapat bermain hari ini. Sekarang, lakukan pemanasan dahulu." Hati Luke bergetar saat ia diperbolehkan untuk bermain. Sore itu, ia bermain dengan sepenuh hatinya. Ia berhasil

melakukan home run dan mencetak dua single. Ia pun berhasil menangkap bola yang sedang melayang sehingga membuat timnya berhasil memenangkan pertandingan.

Tentu saja pelatih sangat kagum melihatnya. Ia belum pernah melihat Luke bermain sebaik itu. Setelah pertandingan, pelatih menarik Luke ke pinggir lapangan. "Pertandingan yang sangat mengagumkan," katanya kepada Luke. "Aku tidak pernah melihatmu bermain sebaik sekarang ini sebelumnya. Apa yang membuatmu jadi begini?"

Luke tersenyum dan pelatih melihat kedua mata anak itu mulai penuh oleh air mata kebahagiaan. Luke menangis tersedu-sedu. Sambil sesunggukan, ia berkata "Pelatih,

ayahku sudah lama sekali meninggal dalam sebuah kecelakaan mobil. Ibuku sangat sedih. Ia buta dan tidak dapat berjalan dengan baik, akibat kecelakaan itu. Minggu lalu,......Ibuku meninggal." Luke kembali menangis.

Kemudian Luke menghapus air matanya, dan melanjutkan ceritanya dengan terbata-bata "Hari ini,.......hari ini adalah pertama kalinya kedua orangtuaku dari surga datang pada pertandingan ini untuk bersama-sama melihatku bermain. Dan aku tentu saja tidak akan

mengecewakan mereka.......". Luke kembali menangis terisak-isak.

Sang pelatih sadar bahwa ia telah membuat keputusan yang tepat, dengan mengizinkan Luke bermain sebagai pemain utama hari ini. Sang pelatih yang berkepribadian sekuat baja, tertegun beberapa saat. Ia tidak mampu mengucapkan sepatah katapun untuk

menenangkan Luke yang masih  menangis. Tiba-tiba, baja itu meleleh. Sang pelatih tidak mampu menahan perasaannya sendiri, air mata mengalir dari kedua matanya, bukan sebagai seorang pelatih, tetapi sebagai seorang anak.....

Sang pelatih sangat tergugah dengan cerita Luke, ia sadar bahwa dalam hal ini, ia belajar banyak dari Luke. Bahkan seorang anak berusia 7 tahun berusaha melakukan yang terbaik untuk kebahagiaan orang tuanya, walaupun ayah dan ibunya sudah pergi selamanya............Luke baru saja kehilangan seorang Ibu yang begitu mencintainya........

Sang pelatih sadar, bahwa ia beruntung ayah dan ibunya masih ada. Mulai saat itu, ia berusaha melakukan yang terbaik untuk kedua orangtuanya, membahagiakan mereka,

membagikan lebih banyak cinta dan kasih untuk mereka. Dia menyadari bahwa waktu sangat berharga, atau ia akan menyesal seumur hidupnya...............

Hikmah yang dapat kita renungkan dari kisah Luke yang HANYA berusia 7 TAHUN :

Mulai detik ini, lakukanlah yang terbaik utk membahagiakan ayah & ibu kita. Banyak cara yg bisa kita lakukan utk ayah & ibu, dgn mengisi hari-hari mereka dgn kebahagiaan. Sisihkan lebih banyak waktu untuk mereka. Raihlah prestasi & hadapi tantangan seberat apapun, melalui cara-cara yang jujur utk membuat mereka bangga dgn kita. Bukannya melakukan perbuatan2 tak terpuji, yang membuat mereka malu. Kepedulian kita pada mereka adalah salah satu kebahagiaan mereka yang terbesar. Bahkan seorang anak berusia 7 tahun berusaha melakukan yang terbaik untuk membahagiakan ayah dan ibunya. Bagaimana dengan Anda ? Berapakah usia Anda saat ini ?

Apakah Anda masih memiliki kesempatan tersebut ? Atau kesempatan itu sudah hilang untuk selamanya.........? Mohon KEMURAHAN HATI Anda untuk menyebarkan kisah

ini kepada sanak keluarga Anda, famili, teman2, rekan2 kerja, rekan2 bisnis, atasan, bawahan, sebuah kelompok organisasi ataupun perusahaan, PELANGGAN, serta siapa

saja yang Anda temui.

Ayah, Ibu, Ketahuilah, Saya Juga Mencintaimu Dengan Segenap Jiwa Ragaku.............

"Seseorang tidak hanya berhak tetapi juga punya tugas untuk berbahagia dan sukses"

Cinta yang abadi

sejak kita mengenal cinta, sejak itulah kita mengenal air mata hati,
cinta memang sakit, tetapi cinta dabat mengubah pahit menjadi manis, debu berubah menjadi emas, keru menjadi bening, sakit menjadi sembuh, penjara menjadi telaga, derita menjadi nikmat, dan kemarahn menjadi rahmat,
cinta bukanlah kata murah dan lumrah yang di tuturkan dari mulut kemulut tetapi cinta adalah anugerah tuhan yang indah dan suci jika kita dapat menilai kesuciannya,
Bukan laut namanya jika airnya tidak berombak. Bukan cinta namanya jika perasaan tidak pernah terluka. Bukan kekasih namanya jika hatinya tidak pernah merindu dan cemburu,
bercinta itu memang mudah, untuk di cintai juga mudah tetapi untuk di cintai oleh orang yang kita cintai itulah yang susak kita memprolehnya,
jangan pernah mencintai seseorang seperti halnya mencintai bunga, karna bunga mati jikala musim berganti, tetapi cintailah mereka seperti sungai, karna sungai itu mengalir selamnya?
SALAM " Ade Brian "